L'assemblée générale ordinaire
L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, à la date fixée par les statuts, dans la commune du siège social de la société.
Convocation
L’assemblée générale des associés doit être convoquée par le gérant.
Le gérant doit également convoquer une assemblée générale si un ou des associés représentant seul ou ensemble 1/5ème du capital de la SPRL en font la demande.
Elle peut être également convoquée par les commissaires aux comptes, s’il y en a.
Les convocations doivent être envoyés et reçues 15 jours avant l’assemblée, par courrier recommandé (ou par un autre moyen de communication si accord exprès des destinataires individuellement ou si cet autre moyen est prévu par les statuts) à tous les détenteurs de titres de la SPRL (associés, détenteurs de certificats émis en collaboration avec la société, obligataires), aux gérants et aux commissaires (seulement quand l’assemblée est amenée à délibéré sur base d’un rapport rédigé par ces derniers). Elles doivent contenir la date et l’heure de l’assemblée générale et l’ordre du jour avec l’indication des sujets qui seront à traiter lors de celle-ci.
Les convocations qui seront adressées aux associés, gérants et commissaires doivent en outre contenir une copie des comptes annuels (et le cas échéant des comptes consolidés), de la liste des titres (fonds publics, actions, parts, obligations, …) qui composent le portefeuille, de la liste des associés qui n’ont pas libéré leurs parts, avec l’indication du nombre de leurs parts et de leur domicile, du rapport de gestion et du rapport des commissaires (s’il y en a).
Ces documents ne doivent pas être envoyés aux obligataires et aux détenteurs de certificats émis en collaboration avec la société mais doivent être disponibles à leur attention au siège social de la société et doivent être envoyés à toute personne convoquée qui en fait la demande.
Aucune convocation n’est nécessaire si toutes les personnes qui sont censées être convoquées marquent leur accord pour se réunir sans convocation. Il sera préférable de faire acter cet accord unanime dans le procès verbal de l’assemblée générale.
Tenue de l’assemblée générale et participation des convoqués
Les statuts déterminent les formalités à remplir pour être admis à l’assemblée générale.
En principe, l’assemblée générale doit être tenue réellement, physiquement.
Cependant, il est à admis que l’assemblée générale puisse se tenir par écrit, à condition d’obtenir l’accord unanime de tous les associés et que le principe de la délibération entre les associés soit respecté (c’est-à-dire que les intervenants doivent pouvoir échanger leurs points de vues librement et facilement avant d’adopter la décision).
Cette nouvelle méthode permet de tenir facilement et sans trop de formalités des assemblées générales dans les groupes de sociétés, où les délibérations et la prise de décision entre les (peu nombreux) actionnaires des filiales ne nécessitent pas ou peu de débats, compte tenu de la structure intégrée du groupe.
Il est également possible de prévoir que les associés puissent participer à l’assemblée générale grâce à des moyens de télécommunication. Les statuts doivent le prévoir et indiquer quels moyens de télécommunication et quelles modalités sont à respecter, notamment pour la convocation à l’assemblée générale : la convocation doit contenir une description claire des procédures statutaires ou établies en vertu des statuts relatives à la participation à distance. Ces procédures doivent être accessibles pour tous sur le site internet de la société. L’identité et la qualité de l’associé doivent pouvoir être contrôlées. Il doit pouvoir participer en temps réel aux délibérations, poser des questions et voter.
Une liste des présences à l’assemblée doit être tenue.
Lors de l’assemblée générale, le gérant expose son rapport de gestion et répond aux questions qui sont posées par les associés ou autres porteurs de titres concernant cette gestion. Il peut éventuellement refuser de répondre à certaines questions dans la mesure où l’information serait de nature à porter gravement atteinte à la société, aux associés ou au personnel de la société.
Le commissaire, s’il y en a et s’il a fait un rapport, expose le contenu de celui-ci et répondent aux questions posées par les associés ou autres porteurs de titres.
Droit de vote
Chaque part sociale de la SPRL (détenue par les « associés ») dispose d’une voix à l’assemblée générale. Le vote s’exerce en principe par écrit, sauf disposition contraire prévue par les statuts.
Vote par procuration
Chaque associé possédant le droit de voter à l’assemblée générale peut donner mandat à une autre personne (un associé ou un tiers) de voter pour lui. Les statuts ne peuvent supprimer la possibilité de voter par procuration ou proscrire la représentation par un tiers non associé.
Le mandataire votera conformément aux instructions données par le mandant. Il pourra cependant s’en écarter si des circonstances particulières, inconnues au moment où le mandat a été accordé, le commandent, ou si l’exécution de ces instructions pourrait en définitive nuire aux intérêts du mandant. Dans ce cas, le mandataire devra évidemment en informer le mandant.
S’il n’a pas reçu d’instructions de la part du mandant (qui n’est nullement obligé de lui en donner), il votera librement.
Pacte de votation
Les associés d’une SPRL peuvent se mettre d’accord sur le sens dans lequel leur vote sera exercé lors de l’assemblée générale. Cet accord peut être intégré soit dans les statuts, soit dans des conventions privées.
On utilise ce type de mécanisme afin par exemple d’assurer la nomination d’un gérant, de permettre à chaque groupe d’associés d’avoir un représentant au collège de gestion de la SPRL, etc.
Intégrer cet accord dans une disposition statutaire présente l’avantage de l’opposabilité aux tiers dès la publication au Moniteur Belge et de ne pas être soumise aux conditions de l’article 301 du Code des sociétés (v. infra). Il sera également moins facilement modifiable ou annulable dans la mesure ou il faudra pour ce faire une décision de l’assemblée générale, soumise aux conditions de quorum et de majorité requises pour une modification des statuts.
Une convention privée présente quant à elle l’avantage de la confidentialité et est plus facilement modifiable. Elle est cependant soumise au respect des conditions dictées par l’article 301 du Code des sociétés qui exige que de telles clauses soient :
• justifiées par l’intérêt social de la société ;
• limitées dans le temps ;
• conformes aux dispositions du Code des sociétés.
Les pactes de votations ne peuvent en outre, sous peine de nullité, consister en :
• un engagement de voter conformément aux directives données par la société, par une filiale ou par un organe de ces sociétés ;
• un engagement d’un associé avec les mêmes sociétés ou les mêmes organes à approuver les propositions émanant des organes de la société.
Nous renvoyons pour le surplus au chapitre consacré aux conventions d’actionnaires ou d’associés
Suspension ou suppression du droit de vote
Dans les hypothèses suivantes, le droit de vote est limité, suspendu ou inexistant.
Le droit de vote correspondant à des parts non intégralement libérés est suspendu jusqu’à ce que l’associé ait intégralement libéré ces parts.
Les statuts peuvent prévoir des limitations du droit de vote dont chaque associé dispose à l’assemblée à condition que cette limitation s’impose à tout associé, quelles que soient les parts pour lesquels il prend part au vote.
Les détenteurs de parts sociales sans droit de vote ne disposent logiquement pas de ce droit lors de l’assemblée générale sauf dans les cas suivants :
• si une des conditions suivantes, préalables à la possibilité pour la société d’émettre des parts sociales sans droit de vote, n’est plus remplie, c'est-à-dire si :
i. les parts sociales sans droit de vote représentent à un moment plus d’un tiers du capital social,
ii. les parts sans droit de vote ne confèrent plus, en cas de bénéfice distribuable, de droit à un dividende privilégié et, sauf disposition contraire des statuts, récupérable, ainsi que de droit dans la répartition de l’excédent des bénéfices ;
iii. elles ne confèrent plus de droit privilégié au remboursement de l’apport en capital augmenté, le cas échéant de la prime d’émission, et de droit dans la distribution du boni de liquidation (qui ne peut être inférieur à celui attribué aux parts avec droit de vote).
• en cas de modification des statuts,
• lorsque l’assemblée générale doit délibérer sur une suppression ou sur une limitation du droit de préférence, sur l’autorisation donnée au conseil d’administration d’augmenter le capital en supprimant ou limitant le droit de préférence, sur la réduction de capital, sur la modification de l’objet social, sur la transformation de la société ou sur la dissolution, la fusion ou la scission de la société,
• si, pour quelques causes que ce soit, les dividendes privilégiées et récupérables n’ont pas été mis entièrement en paiement durent trois exercices successifs et cela, jusqu’au moment où ces dividendes auront été entièrement récupérées.
Les détenteurs de certificats émis en collaboration avec la société et les obligataires convoqués et présents à l’assemblée générale ordinaires ne participent à l’assemblée générale qu’avec une voix consultative.
En cas de souscription par la SPRL de ses propres parts ou certificats, le droit de vote attaché à ces parts et certificats est suspendu tant que ces titres n’ont pas été cédés.
En cas de rachat par la SPRL de ses propres parts ou certificats, le droit de vote attaché à ces titres est suspendu tant qu’ils n’ont pas été cédés ou qu’ils ne soient pas devenus nuls de plein droit.
Dans l’hypothèse ou un titre a plusieurs propriétaires, l’assemblée générale peut décider de suspendre l’exercice des droits afférents à ce titre (donc le droit de vote) jusqu’à ce qu’une personne soit désignée, à l’égard de la société, comme étant titulaire du droit de vote.
En cas de prise en gage par la SPRL de ses propres parts, la personne où la société agissant en son nom mais pour le compte de la société ne peut exercer le droit de vote attaché aux titres qui lui ont été remis en gage.
Dans le cadre d’une procédure de cession ou rachat forcé de parts, le juge saisi de la demande peut décider de la suspension du droit de vote attaché aux titres dont la cession est demandée.
Enfin, il est possible de réglementer ou de limiter le droit de vote par des clauses statutaires et des conventions, ces dernières étant également appelées pactes de votation.
Compétence de l’assemblée générale ordinaire
Adoption des comptes annuels
Chaque année, le gérant dresse un inventaire et établit les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et les présente à l’assemblée générale qui doit les approuver.
Si l’assemblée générale constate une erreur dans ces comptes, si elle a besoin d’explications ou, de manière générale si elle considère que les comptes ne peuvent être approuvés tels quels, l’organe de gestion peut remettre à trois semaines la tenue de l’assemblée. Cette deuxième assemblée n’annule pas les autres décisions prises lors de la première. Si une erreur est décelée après l’approbation des comptes, celle-ci peut être corrigée par une assemblée générale subséquente.
L’approbation des comptes annuels est une condition sine qua non préalable afin que la décharge du gérant puisse être votée. Cette décharge n’est cependant valable que si les comptes ne contiennent aucune omission ou fausse indication dissimulant la situation réelle (v. infra).
Dans les trente jours de leur approbation, les comptes annuels et documents annexes énumérés par l’article 100 du Code des sociétés (dont les rapports de gestion et du commissaire réviseur de la société) doivent être déposés par le gérant à la Banque Nationale. A défaut, le gérant sera puni de l’amende pécuniaire prévue à l’article 128 du Code des sociétés.
Si les comptes annules ne sont pas présentés à l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice ou s’ils n’ont pas été déposés à la Banque Nationale comme stipulé ci-dessus, tout dommage causé à un tiers sera supposé avoir été causé par cette omission, sauf preuve contraire.
Vote de décharge au gérant
Rédaction préalable d’un rapport de gestion et du rapport du commissaire – réviseur de la société (pour certaines entreprises)
La rédaction d’un rapport de gestion par le gérant est obligatoire dans les entreprises qui présentent une de ces trois caractéristiques :
• dont le nombre de travailleurs occupés est en moyenne de 50, soit
• qui ont un chiffre d’affaires annuel hors TVA de plus de 6.250.000 €, soit
• qui ont un total bilantaire de plus de 3.125.000 €, la rédaction d’un rapport de gestion par le gérant est obligatoire.
sauf si le nombre de travailleurs occupés, en moyenne annuelle, dépasse 100.
Ce rapport de gestion doit contenir les éléments suivants :
• un commentaire sur les comptes annuels afin d’exposer fidèlement l’évolution des affaires et la situation de la société ;
• des données sur les évènements importants survenus après la clôture de l’exercice ;
• des indications sur les circonstances susceptibles d’influencer notablement le développement de la société, pour autant que la communication de cette ou de ces informations ne soit pas de nature à porter atteinte à la société ;
• des indications relatives aux activités de recherche et développement ;
• des indications relatives à l’existence de succursales de la société ;
• des justifications de l’application de règles comptables de continuité dans certaines hypothèses de pertes (comme par exemple dans l’hypothèse de l’article 96 du Code des sociétés) ;
• des informations relatives aux augmentations de capital ou d’émissions d’obligations convertibles en parts sociales ou de droits de souscription réalisées dans les limites du capital autorisé effectuées hors droit de préférence ;
• des indications sur les éventuelles opérations de rachat de parts ou de certificats propres ;
• des informations concernant des cas de conflit d’intérêts qui se seraient présentés pendant l’exercice social ;
• des indications concernant un avantage patrimonial octroyé à un associé détenant une influence décisive ou notable sur la désignation du gérant de la SPRL ;
Le gérant doit communiquer son rapport de gestion ainsi que le projet de comptes annuels au commissaire réviseur de la société (qui n’est indispensable que dans les entreprises présentant un des critères décrits ci-dessus), afin que celui-ci puisse dresser son rapport. Ces deux rapports ainsi que les comptes annuels devront être déposés au siège social de la société 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale afin que les associés puissent les consulter et en obtenir (gratuitement) des copies.
Le vote de décharge
La décharge a pour effet de libérer le gérant de sa responsabilité contractuelle vis-à-vis de la société (mais non sa responsabilité extracontractuelle vis-à-vis de la société ou sa responsabilité vis-à-vis des tiers) pour ce qui concerne sa gestion relative à l’exercice social clôturé.
La décharge n’est également valable que si le bilan ne contient ni omission ni fausse indication étant de nature à dissimuler la situation réelle de la société ; si le bilan a été dressé de telle manière qu’il dissimule l’état vrai des affaires sociales et que, par suite, le vote de l’assemblée qui approuve la gestion n’a pu avoir lieu en pleine connaissance de cause (Cass., 21 février 1981, Pas., 1981, I, p. 640).
Enfin, il faut noter que les actes commis en infraction des statuts par le gérant doivent être indiqués dans la convocation de l’assemblée générale pour que la décharge sur ces actes soit valable.
Nomination et révocation du gérant
Voir la fiche : Gestion de la S.P.R.L.
Compétence particulière en matière de cession de titres
L’article 249 du Code des sociétés prévoit que, « sauf disposition plus restrictive des statuts, les parts d’un associé ne peuvent, à peine de nullité, être cédées, entre vifs ou à cause de mort, être transmises pour cause de mort qu’avec l’agrément de la moitié au moins des associés, possédant les trois quart du capital, déduction faite des droits dont la cession est proposée ».
Cette réunion des associés afin d’autoriser la cession des parts d’un autre associé n’est cependant pas requise lorsque cette cession se fait à un autre associé, à son conjoint, à des ascendants ou descendants en ligne directe du cédant, à d’autres personnes qui sont déjà agrées par les statuts.
Cet article rappelle que la SPRL est une société « mixte », c’est-à-dire une société dont les règles de fonctionnement sont inspirées des sociétés de capitaux (comme la S.A.) mais qui garde cependant certaines règles des sociétés de personnes afin de conserver un caractère privé.
L’agrément des associés ne doit pas spécialement être donné par une assemblée générale au formel du terme. En effet, l’article 249 du Code des sociétés parle des associés et n’est pas repris dans les chapitres concernant les organes de la SPRL. Cependant, à défaut de convocation d’une assemblée en bonne et due forme, le consentement des associés devra être clairement démontré. Cette dernière exigence exclut pour une partie de la jurisprudence que l’agrément de certains associés soit tacite.
L’article 249 du Code des sociétés est impératif et les statuts de la SPRL ne peuvent que renforcer l’incessibilité des parts sociales.
La sanction du non respect des conditions de l’article 249 du Code des sociétés n’est pas clairement définie. Certaines décisions de jurisprudence prononcent la nullité de la cession, alors que d’autres considèrent que les droits du cessionnaire sont suspendus jusqu’à ce que la cession ait reçu l’agrément des associés selon les conditions de quorum et de majorité prévues.
Pierre Paulus de Châtelet
Avocat au barreau de Bruxelles - Association De Caluwé & Horsmans
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